Arsip ialah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah, swasta ataupun perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun kelompok, yang digunakan dalam kegiatan sehari-hari (Pasal 1 UU No. 7 tahun 1971).

Arsip juga merupakan  kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dalam pelaksanaan suatu kegiatan organisasi, sistem penataan arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, menyimpan serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis. Penataan arsip yang benar harus sesuai dengan klasifikasinya agar arsip yang disimpan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat.

Penyimpanan  informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang diperhatikan, dan menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal arsip tersebut fungsinya sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.

Arsip harus diselamatkan karena informasi yang terekam dalam arsip banyak menyimpan berbagai informasi penting tentang memori kolektif bangsa atau lembaga yang dapat dijadikan sebagai bahan bukti pertanggungjawaban masa kini atau mendatang.

Penataan Arsip yang baik sangat diperlukan dalam mendukung dan mempercepat pekerjaan di UPTD Persampahan. Dengan kegiatan pelayanan pemrosesan sampah akhir dari 6 (enam) Kabupaten/Kota pengguna jasa pelayanan, maka setiap harinya terdapat   114 unit truk sampah yang masuk ke TPA Regional, dengan rincian 80 unit truk masuk ke TPA Sampah Regional Payakumbuh dan  34 unit truk sampah yang masuk ke TPA Sampah Regional Solok. Setiap truk yang masuk dan keluar TPA akan melewati timbangan sampah untuk ditimbang sampah yang masuk dan diberikan kertas Tiket Timbangan. Tiket Timbangan  berisikan besarnya berat sampah (volume sampah) yang dibuang ke landfill oleh kabupaten/kota dan tiket timbangan dilengkapi dengan data nomor kendaraan dan asal kendaraan serta berat dari kendaraan dan sampahnya.

Tiket Timbangan merupakan salah satu arsip penting bagi UPTD Persampahan, karena  merupakan bukti tertulis untuk penentuan  volume sampah dari Kabupaten/Kota Pengguna Jasa Pelayanan  yang nantinya akan menentukan besarnya tagihan biaya Kompensasi Jasa Pelayanan Sampah (KJP) yang harus dibayarkan kepada Provinsi.

Atas pertimbangan kebutuhan pentingnya pengarsipan ini, maka pada Juni 2019 yang lalu,  UPTD Persampahan  melakukan pengelolaan terhadap arsip tiket timbangan yang selama ini disimpan di dalam karung sehingga  susah mencarinya bila diperlukan, resiko hilang juga tinggi dan perlu  ditata kembali. Penataan  terhadap arsip tiket timbangan  untuk  tahun 2013 sampai dengan 2019 butuh waktu 2 minggu untuk melakukan penataan arsip ini.

Jenis pengarsipan yang dilakukan oleh UPTD Persampahan adalah arsip in-aktif, yaitu  arsip  yang tidak dipergunakan untuk kepentingan penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya digunakan untuk kepentingan referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum dan alasan lainnya bagi keputusan,. Arsip in-aktif menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan.

Langkah-langkah Dalam Pembenahan Arsip Inaktif :

1. Pemilahan

Memisahkan antara arsip dan non arsip serta duplikasi yang berlebihan. Catatan Timbangan  yang ada dipisahkan berdasarkan kelompok Kabupaten/Kota, Tahun dan , Bulan.

2. Pengelompokan arsip menjadi berkas kesatuan informasi ( ibungkus dengan kertas) dan  pemberian nomor arsip.

3. Semua arsip di catat dalam lembar deskripsi untuk kemudian di entry ke format excel yang terdiri dari nomor box, nomor berkas, kurun waktu, jumlah dan lainnya

4. Setelah arsip diklarifikasi , arsip dimasukkan ke dalam box.

5. Penataan box ke dalam rak dengan diberi penomoran.

6. Box diberi label.

Penataan arsip Tiket Timbangan ini menjadi begitu bermakna ketika UPTD Persampahan, pada September 2019 yang lalu  melakukan rekonsiliasi terhadap tunggakan pembayaran Kompensasi Jasa Pelayanan Sampah yang belum dibayarkan oleh Kabupaten/Kota Pengguna Jasa Pelayanan Pemprosesan Sampah ke Provinsi Sumatera Barat sejak tahun 2013 sd 2018. Pada kegiatan rekonsialiasi ini, Provinsi yang diwakili oleh  DLH dan Bakeuda bersama dengan  5 Kabupaten/Kota, yaitu DLH dan BPK dari Kota Bukittinggi, Kota Payakumbuh, Kabupaten Agam, Kota Solok dan Kabupaten Solok melakukan pencocokan data tagihan yang dikirimkan oleh Provinsi serta bukti pembayaran oleh Kabupaten/Kota. Dengan tersedianya arsip yang sudah tertata ini, maka kesepakatan PENGAKUAN UTANG dari Kabupten/Kota dapat direalisasikan dalam bentuk Berita Acara 

Pengelolaan Arsip , melestarikan masa lalu, mempersiapkan masa depan, melindungi saat ini ( George D. Darnell )