Pemeliharaan unit alat berat menjadi kegiatan rutin dan utama bagi Unit Pelaksana Teknis Daerah (UPTD) Persampahan Dinas Lingkungan Hidup Sumatera Barat sebagai penanggung jawab atas  pengelolaan  sampah di  di Tempat Perosesan Akhir (TPA) Regional yang berlokasi di Solok dan Payakumbuh. Setiap harinya  TPA Sampah Regional Payakumbuh memproses  sampah + 250 ton/hari yang bersumber dari  4 Kabupaten/Kota pengguna jasa pelayanan, yaitu  Kota Payakumbuh, Kota Bukittinggi, Kabupaten 50 Kota dan Kabupaten Agam. Sedangkan TPA Sampah Regional Solok menerima sampah + 55 ton/ hari yag bersumber dari 2 Kabupaten/Kota pengguna jasa  pelalayanan, yaitu Kota Solok dan Kabupaten Solok.

Hampir 80% kegiatan di TPA menggunakan alat berat, mulai dari tahapan perataan, pemadatan dan pemadatan sampah, penimbunan tanah serta penutupan sampah di landfill  secara berkala dengan menggunakan alat berat.

Karena pentingnya peranan alat berat ini, maka  perlu pemeliharaan, service, penggantian spare part dan rutin dikontrol, karena bila ada unit alat berat yang rusak dan tidak dapat segera diperbaiki maka pemprosesan sampah di landfill akan terganggu.

Hambatan utama dalam pemeliharaan alat berat selama ini adalah butuh waktu yang lama dari laporan kerusakan unit, cek lapangan, service dan penggantian peralatan bila ada yang harus diganti. Hal ini disebabkan oleh :

1. Perbedaan system pembayaran antara Vendor dan Pemerintah
2. Adanya mekanisme aliran kas TriWulan dari Pemerintah  dimana pembayaran hanya bisa dilakukan bila anggaran tersedia pada bulan kerusakan.
3. UPTD Persampahan tidak bisa memantau unit alat berat secara real time karena jarak yang jauh antara TPA Regional dan kantor UPTD

Kendala ini terjadi dengan PT Trakindo Padang sebagai perusahaan resmi yang menangani jasa  pemeliharaan dan pengadaan fasilitas  alat berat merk Caterpilar di Indonesia, yang selama ini telah bekerjasama dengan UPTD Persampahan Provinsi untuk melakukan pemeliharaan dan service berkala terhadap unit alat berat yang ada di TPA Sampah Regional Solok dan Payakumbuh. Terdapat 5 Excavator dan 4 unit Bulldozer merk Caterpilar

Mekanisme pembayaran Pemerintah  bersifat pasca bayar, dilakukan service ataupun pengadaan barang terlebih dahulu, baru bisa pembayaran, sedangkan sistem pembayaran  PT. Trakindo di seluruh cabang di Indonesia adalah bersifat prabayar, dimana pembayaran terlebih dahulu baru bisa dilakukan pelayanan kepada pelanggan. Dua sistem pembayaran yang bertolak belakang ini berdampak pada operasional TPA Sampah Regional terutama terjadi jika ada fasilitas alat berat yang mengalami kerusakan diluar waktu perawatan berkala (insidental). Ditambah lagi dengan adanya sistem keuangan di pemerintahan yang menerapkan aliran kas per triwulan, jika ada kerusakan alat berat pada periode berjalan dan saat itu tidak tersedia anggaran maka perlu menunggu sampai Triwulan berikutnya. Akibatnya terjadi waktu tunggu yang lama, hingga mencapai + 2 bulan dalam melakukan pengadaan suku cadang ataupun pengajuan service alat berat.

Sebaliknya PT United Traktor sebagai perusahaan resmi untuk unit alat berat Komatsu tidak menerapkan system prabayar, namun masih terkendala dengan lamanya waktu pelayanan.

Untuk mengatasi keterlambatan jasa service dan pengadaan barang inilah, maka UPTD Persampahan meminta fasiitas kepada PT Trakindo untuk dapat diberikan kemudahan, dan disambut baik oleh PT Trakindo dengan memberikan fasilitas Sistem Kredit, dimana PT Trakindo akan memberikan langsung jasa service dan pengadaan barang tanpa harus menunggu proses administrasi manual dan pembayaran  yang butuh waktu lama seperti yang selama ini terjadi. Bila program ini berhasil, maka akan ditindaklanjuti dengan MOU antara PT Trakindo Indonesia dengan UPTD Persampahan.

Pembayaran jasa service, pengadaan barang dan pemeliharaan unit secara pasca bayar atau sistem kredit merupakan  pilot project pertama di Indonesia yang diberikan oleh PT Trakindo Indonesia kepada UPTD Persampahan Provinsi Sumatera Barat dalam rangka meningkatkan service bagi pelanggan di sektor pemerintah.

Dan untuk menunjang Sistem Kredit ini, maka PT Trakindo  memperkenalkan sistem  pengontrolan secara online terhadap alat berat dengan memanfaatkan teknologi GPS dan ini juga sebagai terobosan baru untuk mengetahui dan mengevaluasi kondisi alat berat. Dengan adanya sistem ini pelanggan dapat mengetahui kondisi dan aktivitas operasi alat berat yang terpasang teknologi GPS dimanapun beroperasi dari jarak jauh secara real time setiap saat. Kondisi yang dapat dipantau berupa waktu operasi, lokasi keberadaan (koordinat), pemakaian konsumsi bahan bakar dan kondisi alat berat secara terkini. Saat ini UPTD Persampahan telah bisa memantau dan mengevaluasi kondisi operasional alat berat lebih cepat dan lebih menyeluruh baik terhadap fasilitas alat berat di TPA Sampah Regional Payakumbuh maupun di TPA Sampah Regional Solok.

Dan dalam perkembangannya, sistem on line ini juga diberikan  oleh PT United Tractor kepada UPTD Persampahan untuk unit alat berat merk KOMATSU.

Sistem Kredit dan Kontrol Online dalam pembayaranan ,Pengadaan barang dan jasa service unit alat berattelah dapat mengatasi masalah dan tidak lagi menjadi hambatan dalam pengoperasian TPA Regional Sampah Provinsi Sumatera Barat.